5 grunnpilarer for god beredskap i virksomheten

Av Jan Terje Sæterbø 4. jul. 2017

beredskapens_grunnpilarer-654329-edited.jpgHva skal til for at virksomheten din kan konkludere med at beredskapen er tilfredsstillende? I denne artikkelen tar jeg for meg det jeg anser som viktigst for å sikre god beredskap og gir noen råd om hvordan du går fram for å oppnå dette.

Alle disse punktene er vesentlige, men jeg har rangert dem kronologisk. Disse bygger på hverandre i den grad at det er lite hensiktsmessig å innrede et beredskapsrom dersom du ikke har en plan for hvordan du skal jobbe der, eller har definert rollene som skal utføre arbeidet. 

1. Beredskapsorganisasjon

Beredskapsorganisasjonen er en gruppe ansatte som har ansvaret for å etablere rutiner, definere roller, skape struktur og sørge for å ha den nødvendige kunnskapen til å håndtere en uønsket hendelse. De jobber altså kontinuerlig, om ikke på fulltid, med å trimme beredskapsevnen, og det er deres oppgave å gjøre resten av organisasjonen i stand til å takle en uønsket hendelse.

Arbeidet utføres etter prinsippene for proaktiv beredskapsledelse, som innebærer å identifisere tiltak som kan styre utviklingen i ønsket retning og iverksette dem før omstendighetene tvinger en til å gjøre det.

Det handler altså om å være i forkant av det som skjer. En hendelse lever på en måte sitt eget liv og legger premissene for hvordan vi handler. En proaktiv kriseledelse jobber for å minimere omstendighetenes påvirkning av situasjonen og selv styre den. 

Beredskapsorganisasjonen er bindeleddet mellom skadested og strategisk nivå i virksomheten. Den er operativ, men skal også skaffe informasjon til enhetene som trenger denne for å ta gode beslutninger. Den skal også holde kontakten med myndighetene og eksterne aktører.       

I disse to artiklene skriver Yngve Dyrøy utfyllende om hvordan man bygger en kriseorganisasjon og hvorfor den må være nivådelt.

2. Beredskapsplan

En av beredskapsorganisasjonens viktigste oppgaver er å utarbeide og vedlikeholde en beredskapsplan. Videre må de sørge for å gjøre planen gjeldende i organisasjonen og se til at den blir operasjonalisert.

Planen utarbeides på bakgrunn av hvilke risikoer som virksomheten har identifisert og den bygger på de nasjonale beredskapsprinsippene.

Sentralt for dette arbeidet ligger øvelsesstruktur og beskrivelser. Gjennom regelmessig øving får planen gjennomslag i organisasjonen og resultatene av øvelsene gir innspill til endringer og oppdateringer av planen.

Det er ingen grunn til å underslå at det er et omfattende arbeid å utarbeide en beredskapsplan. Jørn- Ivar Hellesnes har skrevet en god artikkel om hvordan du griper an dette arbeidet. 

Du kan også laste ned vår gratis e-bok om hvordan du bygger opp

strukturen i en beredskapsplan.

3. Varslingsrutiner

Når en hendelse oppstår, vil arbeidet som gjøres rett i etterkant prege hele utviklingen av krisen. Det er i mange tilfeller bestemmende for hvorvidt man klarer å få kontroll på situasjonen eller ei. På beredskapsspråket kalles dette tidsvinduet den gylne time. Tiden er meget knapp, og situasjonen ofte uoversiktlig.

I dette blogginnlegget skriver Yngve Dyrøy at erfaringene viser at det er de mest grunnleggende rutinene for varsling og innkalling som svikter når en alvorlig hendelse inntreffer. Derfor er det så vesentlig å trene regelmessig på varslings- og innkallingsrutiner. Det er hverken ressurskrevende eller vanskelig. Vet du og virksomheten din svaret på disse enkle spørsmålene har dere et godt fundament for initial krisehåndtering.

  • Hvem i din organisasjon vil fange opp hendelsen?
  • Hvem varsler krisestaben om hendelsen dersom den inntreffer?
  • Hvem står for innkallingen av krisestaben?
  • Hvordan gjennomføres varslingen og innkallingen?
  • Hvem gjør hva og i hvilken rekkefølge når krisestaben er kalt inn?

I denne artikkelen skriver Eskil Leirbekk om hvordan du varsler presist og effektivt, mens Jørn-Ivar Hellesnes skriver om teknologiske utfordringer ved massevarsling.

4. Øvelsesregime

Store beredskapsøvelser med mange etater involvert er flott når man skal prøve ut hvordan ulike organisasjoner samarbeider i en krisesituasjon. Men for å bygge sikkerhetskultur internt er det de stadige påminnelsene og øvingene som gir resultater. Skrivebordsøvelser, scenarioøvelser og varslingsøvelser er fleksible og skalerbare øvelser som bør inngå i den ukentlige eller månedlige aktivitetsoversikten i en virksomhet - gjerne på avdelingsnivå.

Det er den jevne, hyppige aktiviteten som er viktigst. Et øvelseshierarki med ukentlig eller månedlig aktivitet er fullt gjennomførbart i alle organisasjoner. Vi har laget en samling med skrivebordsøvelser du kan laste ned gratis her. Dette er et godt utgangspunkt for å etablere en solid og utbytterik øvelseskultur for beredskap og sikkerhet.

Gode råd om øvelser får du også her: Hva kan vi lære av en beredskapsøvelse ved skrivebordet? og Gitar, golf og beredskap.

5. Fasiliteter

Det er både strategiske og operasjonelle grunner til at et beredskapsrom er en viktig og nødvendig investering hvis du tar beredskap og krisehåndtering på alvor. Den mest åpenbare årsaken er at en kriseledelse ikke kan sitte i samme lokaler som resten av organisasjonen under det meget krevende og stressende arbeidet med å styre en krise. De trenger også verktøy spesielt innrettet for å understøtte dette arbeidet, og en gjennomtenkt teknisk infrastruktur som fremmer effektiv informasjonsdeling og kommunikasjon.

De fleste virksomheter i Norge har ikke anledning til å reservere arealer utelukkende til dette formålet. Derfor er det viktig å tenke ut løsninger der eksisterende rom kan innredes slik at det tilfredsstiller kravene til god krisehåndtering samtidig som det er i daglig bruk i virksomheten. Et beredskapsrom som også brukes som møterom er en velfungerende kombinasjon, gitt at rommet i utgangspunktet tilfredsstiller de beredskapsmessige kravene, eller lett kan tilpasses dem.

I denne gratis e-boken skriver vi om hvordan du går fram for å innrede effektive beredskapsfasiliteter i flerbruksrom.

Ta en ting av gangen

Disse elementene bygger på hverandre og jeg har rangert dem i den rekkefølgen jeg mener det er fornuftig å begynne å arbeide med dem. Vi ser ofte at organisasjoner gaper over for mye når de tar tak i beredskapsarbeidet. Jeg vil derfor være meget tydelig på at tålmodighet og langsiktighet er viktig.

Hvis du jobber med et av disse punktene av gangen, vil du se at arbeidet er overkommelig, du holder kontroll på tidsbruken og du drar nytte av det du allerede har utført når du starter på neste punkt.

Utover det rent faglige og arbeidsbelastningen er det flere faktorer som gjør dette arbeidet krevende. Først og fremst det faktum at det ikke er innenfor bedriftens kjernevirksomhet; dette er oppgaver som må utføres i tillegg til det som er hovedoppgavene til den enkelte ansatte.

Morgan Grindheim skriver her om hvordan slapp holdning til sikkerhet og beredskap i ledelsen, og manglende ressurser og støtte, gjør jobben vanskelig. Det er helt klart en forutsetning at ledelsen er på lag med dem som har fått ansvaret, og også er gode ambassadører for arbeidet.

 

New Call-to-action

 

Temaer: Beredskap


Jan Terje Sæterbø's photo

Av: Jan Terje Sæterbø

Jan Terje jobber som prosjektleder og KAM i One Voice AS. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder.

Følg på LinkedIn

Epost

Kommentarer

Søk i bloggen

One Voice AS

One Voice er en teknologibedrift, etablert i 2006, med hovedkontor i Trondheim. Vi leverer programvareløsninger innen blant annet risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging og hendelse- og krisehåndtering. Vårt hovedprodukt CIM® er verdensledende innen krisehåndtering, og omtales som det nasjonale beredskapssystemet.

Besøk onevoice.no

Beredskapstesten

Siste innlegg