80/20-prinsippet for beredskap og sikkerhet

Av Eivind Moen 2. mai. 2017

 Paretoprinsippet-123273-edited.jpgSynes du også det er krevende å få plass beredskapsplanen, øvingsplanen, risikoanalysene eller HMS-analysen? Vel, du er ikke alene. Og dersom det ikke er tilstrekkelig trøst, kan vi gi noen flere beroligende ord på veien.

«Godt nok» er et litt forslitt uttrykk, men vi skal forsøke å sette det inn i en relevant kontekst og slå et slag for en metode som gir større effektivitet med akkurat passe innsats. Da er det også lettere å komme i gang - noe som av og til er viktigere enn å komme i mål. Å komme i gang innebærer at du starter tankeprosessen; at du eller organisasjonen har erkjent behovet; at dørstokkmila er passert. Særlig er dette viktig når du har begrenset med tid eller hjelp.

Fokus på prosess

For en del år siden stiftet jeg bekjentskap med «80/20-begrepet», og jeg må innrømme at jeg ble litt betatt. Dette var et tydelig budskap om

  • hvor viktig det er å prioritere
  • å fokusere på hvilken innsats som vil gi et godt nok resultat
  • at det i mange sammenhenger er viktig å komme i gang og komme et stykke på vei
  • at det koster mye å levere et perfekt resultat

På den annen side: Når en faktura skal sendes ut, er det ikke rom for feil, men det kan hende at prosessen som leder frem til fakturautsendelsen kan effektiviseres. Da beveger vi oss også inn mot temaet Lean, og det har vi omtalt i en annen artikkel tidligere: Toyota som inspirasjon for krisehåndtering.

Bevisst tidsbruk

80/20-prinsippet beskriver at en liten del av innsatsen skaper hoveddelen av resultatet. Her er et eksempel som illustrerer tankegangen:

La oss si dere brukte 100 timer på å lage en risikoanalyse som var tilnærmet 100%. En nærmere titt på tallene viste at arbeidet var 80% fullført bare etter 20 timers innsats. De resterende 20% av resultatet var tidkrevende fordi det gikk med mye tid til å avstemme detaljer, verifisere i hvilken grad tiltak var implementert eller ikke, hvem som eide de ulike tiltakene, kostnadene med dem, og så videre. Med andre ord brukte dere bare 20% av tiden til å få et godt, overordnet bilde av virksomhetens risiko. Den resterende 80% av tiden gikk med til detaljene. 

Jeg sier ikke her at det var feil å bruke denne tiden på å kvalitetssikre detaljene, det kan hende at det var en riktig og viktig prioritering i dette eksempelet. Det viktige budskapet er at man ikke benytter tiden ukritisk og ubevisst til å lage et perfekt resultat.

Les mer: Styringssystemet del 2: Over dørstokkmila

Start med det du har

Jeg mener at det i en del sammenhenger er mulig å styre risiko allerede etter 20% av innsatsen. Det er ikke nødvendigvis slik at du må være helt i mål for å kunne bruke den første versjonen av risikobildet.

Les mer: Derfor mislykkes du med din risikostyring

Tar vi med oss eksemplet videre til arbeidet med å lage en helt ny beredskapsplan, vil man oppleve at hovedskissen til den nye beredskapsplanen er klar allerede etter et par dagers arbeid. For å komme i mål med den helt perfekte planen må det imidlertid legges ned mye mer tid og arbeid, og det er ikke mulig i alle virksomheter til enhver tid. Det resultatet som foreligger etter to dager, kan ofte være godt nok som en start og en fungerende plan inntil neste øving, inntil neste revisjon eller neste anledning.

Det godes verste fiende

Det er viktig for meg å understreke at jeg ikke anbefaler å lage et middelmådig resultat og leve med det. Men målet om et perfekt resultat skal ikke skal være det som forhindrer deg i å komme i gang, eller forhindrer deg i å ta i bruk en førsteversjon som ikke er ferdig. Kanskje er det i noen sammenhenger fornuftig å ta dette arbeidet stegvis, og du vil da se at etter 20% av tiden eller innsatsen, så vil du kunne se at 80% av resultatet er oppnådd.

80/20-prinsinppet, eller Paretos lov, er ingen matematisk eksakthet. Det kan hende at du ender opp med 70/30, 90/10 eller et annet forholdstall. Forskningen som er utført rundt prinsippet, har imidlertid levert flere bevis for at det stemmer. Vi oppfordrer deg til å gjøre noen forsøk - kanskje du vil oppdage at det ikke er en lineær sammenheng mellom innsats og resultat.

 

Ta-beredskapstesten-her-lang

 

 

Temaer: Beredskap, Risiko


Eivind Moen's photo

Av: Eivind Moen

Eivind er avdelingsleder for enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser, og medlem av ledergruppen i One Voice. Han har sin utdanning fra Luftkrigsskolen, NTNU og Handelshøyskolen BI. Han har jobbet både med krisehåndtering og beredskap, og med prosjekt- og kvalitetsledelse. Eivind har skrevet mye av opplæringsmateriellet i One Voice.

Følg på LinkedIn

Epost

Kommentarer

Søk i bloggen

One Voice AS

One Voice er en teknologibedrift, etablert i 2006, med hovedkontor i Trondheim. Vi leverer programvareløsninger innen blant annet risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging og hendelse- og krisehåndtering. Vårt hovedprodukt CIM® er verdensledende innen krisehåndtering, og omtales som det nasjonale beredskapssystemet.

Besøk onevoice.no

Beredskapstesten