Hemmer virksomheten din en effektiv krisehåndtering?

Av Eskil Leirbekk 28. mar. 2017

hemmer_krisehåndtering-410012-edited.jpgDet behøver ikke være noen motsetning mellom effektiv kriseledelse og produksjon. Faktisk er det slik at de to områdene kan ha gjensidig utbytte av hverandre, og en funksjonell kriseledelse er avhengig av de samme rammene som den daglige driften.

Verden kan snus på hodet når krisen inntreffer, som en byggekloss som hviler på en knivsegg, mens daglig drift eller produksjon har et noe mer stabilt utgangspunkt.  

Kloss

Man kan selvfølgelig fornekte at krisen kommer, slik at behovet for å være forberedt ikke blir et tema. Forstår man hva dårlig kriseledelse kan føre til, derimot, er det et fundament for godt beredskapsarbeid. En gitt hendelse vil da kanskje aldri ende opp med krise eller katastrofe, og klossen står støtt.

Beredskapsbevissthet kan være bra, men det er alltid en balanse mellom produksjon og beskyttelse/sikkerhet (production vs protection).

Produksjon er det som holder hjulene i gang, det er fundamentet i organisasjonen. En krise, og ledelse av den, har ikke nødvendigvis høyeste prioritet for alle, men dårlig håndtert kan en liten hendelse føre til katastrofe. Figuren under illustrerer at en organisasjon som har tingene på stell, har det rammeverket som skal til for at hendelsen forblir under kontroll (den røde klossen velter om rammeverket er for dårlig).

Pyramide

Disse elementene danner rammeverket for effektiv kriseledelse:

Bevissthet

Dette er startpunktet for en reise i kriseforberedelser - dessuten en faktor som også sørger for kontinuerlig vedlikehold.

Organisering, rollefordeling og koordinering

Man kan være organisert på en hensiktsmessig måte eller ikke. Det vil være behov for kommunikasjon og koordinering mellom de ulike nivåene i egen organisasjon og med andre samarbeidspartnere og interessenter. En forhåndsavklart rollefordeling vil være på sin plass. Har man etablert et kriseteam, og er kriselederen egnet til oppgaven? Tydelig ledelse (kommando og kontroll) kan være forskjellen mellom å utnytte ressursene sine på en fornuftig måte eller ikke.

Verktøy og virkemidler

Hjelper deg å kontrollere situasjonen. Planer, prosedyrer og digitale beredskapsverktøy gjør det enkelt å mobilisere ressursene dine, følge en definert arbeidsflyt og dokumentere hva som gjøres (og ikke gjøres). Improvisasjon (eller «stridsledelse») må fremdeles være lov, men bør kanskje ikke være det eneste verktøyet i verktøykassa.

Kultur og lederstil

Gjør som jeg sier, ikke som jeg gjør. Organisasjonskulturen påvirker hvordan den enkelte arbeider i hverdagen og hvordan man håndterer en hendelse. Manglende fullmakter og frykt for represalier, i kombinasjon med en autoritær lederstil, kan hindre effektiv kriseledelse. En leder med gjensidig tillit og gode relasjoner til sine medarbeidere vil ha en fordel når tiden er knapp, behovet for å ta en beslutning er stort og konsekvensene av beslutningen kan være omfattende, både i positiv og negativ forstand.

Les også: K-U-L-T-U-R for sikkerhet og beredskap

Effektiv kommunikasjon

Essensielt for å få organisasjoner til å fungere. Noen tyr til Twitter, mens andre benytter alternative kanaler. God og effektiv kommunikasjon er en forutsetning for å koordinere hendelsene. Når man er trygg på hva man skal varsle om, og hvem man skal varsle til, sparer man tid og sørger for at ressursene kommer i spill så raskt som mulig.

Hva slags informasjon som må formidles til ulike interessenter på gitte tidspunkt bør også være en del av kommunikasjonsstrategien. Det er nødvendig med et velutprøvd og sikkert system for informasjonshåndtering for å holde oversikt over situasjonen. Sender du feil budskap gjennom feil kanal kan det være kritisk. Du må gi mottakeren et godt grunnlag for å ta beslutninger. Forsvaret sier det slik: «Rett informasjon til rett beslutningstaker til rett tid».

Alle er omgitt av noe (omgivelser)

Det er mange forhold utenfor egen virksomhet som påvirker hvor effektivt du håndterer en krise. Hva er egentlig befolkningens forventning til myndighetene i en krise? Har vi tillit til at kriser kan forebygges, og når de inntreffer, håndteres? Når UD ber oss registrere oss på reiseregistrering.no, så er det fordi de ønsker effektiv kommunikasjon ved en hendelse i utlandet. Dette gjør at vi har forventninger om at «noen skal hjelpe oss» når noe skjer.

Når en konkurrerende virksomhet havner i medienes søkelys og hele bransjen får utfordringer, da blir du direkte påvirket av omgivelser uten nødvendigvis å kunne gjøre noe for å forhindre det.

Øving og trening – læring og endring

Å trene på enkeltmannsferdigheter og øve som et team gir både læring og fører til endring. Hvis øvelsene avdekker at prosedyren for varsling stadig viser seg å være lite effektiv, vil det for de fleste være fornuftig å gjøre en endring. Noen ganger er man så heldig at det er øvelsene som avdekker hullene i egen beredskap, men noen ganger må det reelle hendelser til for å skape læring og endring. En fin måte å starte på er å stikke fingeren i jorden og se hvor mange «lessons identified» som faktisk har ført til en reell endring i en prosess, prosedyre eller et verktøy.

Les også: Øving og trening forbedrer beredskapens "helsetilstand"

Den gyldne middelvei

Virksomheter som bare fokuserer på sikkerhet og beskyttelse, vil i verste fall gå konkurs, mens virksomheter som bare fokuserer på produksjon, vil risikere katastrofe i møte med uønskede hendelser. Den gyldne middelvei, vanskelig som den enn måtte være å identifisere, er et fint ambisjonsnivå. Vi kan ivareta både production og protection. Jan Terje Sæterbø skriver her at et eget beredskapsrom like godt kan være et alminnelig møterom som enkelt kan rigges til krisehåndtering. Mange mangler nok bevissthet rundt temaet og sitter der med et fint møterom uten engang å vurdere om det er behov for å benytte det under en krise.

 

New Call-to-action

 

 

Temaer: Ledelse, Krisehåndtering


Eskil Leirbekk's photo

Av: Eskil Leirbekk

Eskil jobber som prosjektleder i One Voice med ansvar for å implementere CIM hos kundene som anskaffer det, både i Norge og internasjonalt. Han har bakgrunn som offiser fra Luftforsvaret og har jobbet med Integrated Logistics Support hos Kongsberg Defence Systems.

Epost

Kommentarer

Søk i bloggen

One Voice AS

One Voice er en teknologibedrift, etablert i 2006, med hovedkontor i Trondheim. Vi leverer programvareløsninger innen blant annet risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging og hendelse- og krisehåndtering. Vårt hovedprodukt CIM® er verdensledende innen krisehåndtering, og omtales som det nasjonale beredskapssystemet.

Besøk onevoice.no

New Call-to-action