Hva er proaktiv metode?

Hvordan vil du som er leder av en virksomhet takle en uforutsett alvorlig hendelse ved arbeidsplassen din? Vil du kunne gå ut i riksdekkende medier en time etter en ulykke og gi etterrettelig og korrekt informasjon, og tydeliggjøre at du har kontroll over situasjonen? Du vil kanskje hevde at det kommer an på hendelsen. Min påstand er at de beste lederne kan det uavhengig av hva som har skjedd. Ikke fordi de har ekstreme personlige egenskaper, men fordi de har forberedt seg og organisasjonen sin på at ulykker kan oppstå. De er i forkant av situasjonen. Dette er hva beredskapsfolk kaller proaktiv metode. 

 

Proaktiv beredskapsledelse innebærer å identifisere tiltak som kan styre utviklingen i ønsket retning og iverksette tiltak før omstendighetene tvinger en til å gjøre det. 

Det handler altså om å være i forkant av det som skjer. En hendelse lever på en måte sitt eget liv og legger premissene for hvordan vi handler. En proaktiv kriseledelse jobber for å minimere omstendighetenes påvirkning av situasjonen og selv styre den.  

Hvor beredt er du på å håndtere en krise? Ta beredskapstesten og finn det ut i  løpet av 2 minutter!

Beredskapsverdier

All planlegging og håndtering knyttes til beredskapsverdiene (listet i prioritert rekkefølge):

  • Liv og helse
  • Miljø
  • Materielle verdier
  • Omdømme 

Worst case scenario 

Det er selvsagt ikke mulig å forutse eksakt når eller hvor en ulykke kan oppstå. Men personer med sikkerhets- og beredskapsfaglig kompetanse er gode til å peke på steder/prosesser/personer i en bedrift som er utsatt. Dette danner grunnlaget for risiko- og sårbarhetsanalyser og et planverk for krisehåndtering der proaktiv metode følges.

Konsekvensene av hver enkelt type hendelse vurderer vi i et worst case scenario. Så lager vi en plan der vi forbereder virksomheten på å håndtere det verst tenkelige utkommet av en hendelse. Sagt enkelt: Hvis virksomheten er forberedt på å takle det verste som kan skje, er det enkelt å skalere ned resursene om hendelsen viser seg å være mindre omfattende eller mindre alvorlig. 

Fasene i proaktiv metode

1. Førstemøte

Beredskapsorganisasjonen møtes så nær opptil hendelsen som praktisk mulig. Dette er personer som allerede er tildelt viktige funksjoner i tilfelle en krise oppstår. De er drillet i oppgavene de skal utføre og skal utføre dem uansett hendelsens omfang. Kriseleder kaller inn til dette møtet. Det er et kort møte med en fast agenda som alle kjenner. Dette for å unngå tvil, forvirring og unødig administrasjon i en situasjon der tiden er knapp og presset høyt. De viktigste punktene på agendaen til førstemøtet:

  • Hva har skjedd? Fremskaffe så detaljert informasjon som mulig
  • Ta tak i det man allerede vet
  • Avklare omfanget av hendelsen
  • Varsle dem som trenger det 

> Les også: Effektiv varsling ved uønskede hendelser

2. Fokus

Kriseleder avgjør hvor man har fokus fram til neste møte der mer informasjon er tilgjengelig.

Dersom det er fare for liv og helse, rettes all innsats inn mot å redde liv og /eller hindre personskade, frem til neste fokus etableres (gjennom statusmøte). Poenget er at rutinene er de samme uansett hva som er i fokus. De involverte er de samme, tidsvinduet er det samme, og prosessen er den samme, som om liv og helse sto i fare.

3. Tiltak

Når man har avgjort fokusområde i førstemøtet, har hver enkelt person i kriseledelsen ansvar for å gjennomføre sine tiltak.  Tiltakene er allerede fastsatt og fordelt mellom medlemmene i beredskapsorganisasjonen. Førstemøtet fastsetter hvilke tiltak som er nødvendige for å få kontroll på den aktuelle hendelsen. 

> Les også: Hva inneholder et tiltakskort?

4. Statusmøte

Etter hvert som man får oversikt over situasjonen, eller noe uforutsett skjer, innkaller beredskapsleder til statusmøte. Her deler man informasjonen som er tilgjengelig på det tidspunktet, og hver funksjon må avgi en kort statusoppdatering. Hensikten med møtet er å avgjøre om man skal gå videre til neste fokusområde eller endre kurs. I dette møtet fastsetter man gjerne ved hvilke intervaller disse møtene skal foregå dersom ikke noe uforutsett krever umiddelbar oppdatering og handling. Denne syklusen følges til situasjonen er normalisert.

Ta kontrollen! 

Ingen kan fullt ut sikre seg mot at uønskede hendelser og ulykker oppstår i en virksomhet. Men det er min påstand at det er mulig å kontrollere forløpet av en hendelse og styre den slik at man minimerer konsekvensene for liv, helse, miljø, materiell og omdømme.

Ledere i rammede virksomheter har et enormt press på seg i slike situasjoner. En godt trimmet beredskapsorganisasjon håndterer en uforutsett hendelse profesjonelt og effektivt, og gir lederen sin mulighet til å framstå med den roen og kontrollen en slik situasjon krever.

Starter du på scratch når ulykken er et faktum, er du prisgitt omgivelsene og hendelsens egen utvikling. Med proaktiv krisehåndtering kan dere faktisk styre forløpet og gjenvinne kontrollen innen kort tid. Hva det vil bety for bedriften din, er nesten ikke målbart i penger. 

Denne artikkelen ble opprinnelig publisert på Beredskapsbloggen 15.12.2015.

Ta beredskapstesten 

Av Jan Terje Sæterbø

Jan Terje jobber som prosjektleder og KAM i One Voice AS. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen