Hva kan vi lære av en beredskapsøvelse ved skrivebordet?

Når man trener beredskap ved hjelp av en skrivebordsøvelse, er det mye beredskapsorganisasjonen får trent på. Å gi klar og presis informasjon er en av dem.  

Har du vært med på barneleken der førstemann blir fortalt en historie som skal fortelles videre til nestemann, som igjen skal fortelle den videre? I min skoletid gjorde vi dette foran klassen. De som deltok kom inn fra gangen, en og en. Etter hvert som historien ble fortalt videre, endret den karakter og innhold. Innen sistemann delte sin versjon med klassen, satt resten av oss og hikstet og lo. Historien var ikke til å kjenne igjen. 

Et av de viktigste læringspunktene fra en skrivebordsøvelse i beredskap er hvordan kommunikasjonen fungerer, og hvordan informasjon blir sendt, mottatt og forstått.

Hvorfor skrivebordsøvelse?  

En skrivebordsøvelse er en meget bevisstgjørende øvelse. Beredskapsorganisasjonen avklarer kommunikasjonslinjer, funksjoner, tiltak og organisering gjennom å agere i en tenkt krise.

Siden tid ikke er en kritisk faktor, får de involverte muligheten til å avklare funksjoner og ansvarsområder og etablere beste praksis mens øvelsen pågår.De får også øvd på hvordan de skal kommunisere, både internt, til resten av organisasjonen og eksternt. Dersom man knytter til seg veiledere, vil man få god coaching underveis.

Det viktigste er likevel at terskelen for å gjennomføre en slik øvelse er lav slik at den kan kan utføres jevnlig uten at det blir ressurskrevende.    

Slik trener du beredskapsorganisasjonen din uten bruk av mye ressurser. Last  ned vår gratis e-bok.

Hvordan setter man krisestab?  

Bare det å kalle sammen beredskapsorganisasjonen og sette krisestab er lærerikt. Når åtte mennesker skal samles rundt et bord, dukker det opp helt praktiske problemer med en gang:

  • Hvor skal man være?
  • Er det nok strømuttak til samtlige datamaskiner?
  • Hvem sørger for mat og drikke?
  • Er alle plassert slik at de kan se skjermene med kritisk informasjon?
  • Har alle korrekt tilgangsnivå til beredskapssystemet?

 Øvelsen er med andre ord ikke veldig gammel før man har pekt ut en "skjøteledningsansvarlig" og en "forpleiningsansvarlig". Selv om dette er banalt, er det også med på å bestemme en hvordan en virkelig hendelse vil takles.    

Initial krisehåndtering  

Min kollega, Yngve Dyrøy, skriver i denne artikkelen at det svært ofte er den initiale krisehåndteringen som svikter. Under en beredskapsøvelse ved skrivebordet får man trent på nettopp dette.

Lag et realistisk scenario for øvelsen, og start med at virksomheten blir gjort oppmerksom på en uønsket hendelse. Eksempelvis ved at noen ringer inn en trussel, eller at noen varsler resepsjonen om en hendelse. Allerede da vil man avdekke hvordan varslingsrutiner og kommunikasjon fungerer:

  • Hvem får melding?
  • Hva er innholdet i meldingen?
  • Er all relevant informasjon formidlet?
  • Stiller vedkommende som får informasjonen kontrollspørsmål?
  • Hvordan formidles informasjonen videre til kriseorganisasjonen?  

Her er det så mange muligheter til å trå feil at kun jevnlig øvelse og fastlagte rutiner kan redusere risikoen for feilinformasjon.    

Funksjoner  

Med et reelt scenario som utgangspunkt kan veilederne drive øvelsen fremover ved å oppdatere situasjonen. For hver endring som spilles inn må det enkelte medlemmet av krisestaben forvalte denne informasjonen og vurdere hvilke tiltak vedkommende skal utføre.

Et viktig punkt er hvem som eier krisa. Det vil være stor variasjon i hvem og hvor mange som involveres, noe følgende situasjoner illustrerer godt:

  • En medarbeider er arrestert for underslag
  • Giftig gass lekker fra en tank
  • Det har vært en alvorlig ulykke med personskade i produksjonen·              
  • Noen har ringt inn en bombetrussel
  • Det er varslet om store nedbørsmengder
  • Det har vært datainnbrudd  
  • En stor kontrakt er mistet til en konkurrent

Slike scenarier bør være kartlagt i planverket, og under øvelse vil disse utfordre ulike deler av beredskapsorganisasjonen.  Et godt planverk er grunnlaget for god krisehåndtering i alle virksomheter. Men det er ikke til å stikke under stol at selv den mest omfattende plan er som en sløv kniv dersom den ikke blir øvd på.  

Loggføring i krisestab

Vi opplever at skrivebordsøvelsene der man ivaretar loggføring, gir svært god læring. Loggen er selve ryggraden i en vellykket krisehåndtering, og presis og effektiv loggføring forutsetter trening. Ikke minst må kriseorganisasjonen forstå hvordan loggen fungerer og hvordan de skal bruke den effektivt til å holde oversikt og håndtere oppgaver. De gir tilbakemelding på loggføringen, slik at man kan gjøre tilpasninger og justeringer underveis i øvelsen.

Den eller de som loggfører må lære å filtrere og rangere informasjon, ettersom en krisesituasjon medfører meget høy informasjonsaktivitet. Trening i å skrive klart og enkelt, med tydelige, beskrivende overskrifter, er derfor vesentlig. 

Læringsutbytte  

Hvis du er medlem av en kriseorganisasjon, kan du ikke begynne å lete etter tiltakskortet når du står overfor en reell hendelse. Vellykket håndtering av en krises begynnelse forutsetter at du vet hva du skal gjøre i den første, avgjørende fasen. En skrivebordsøvelse for beredskap er meget godt egnet til å trene på dette. Med et realistisk scenario, god veiledning og hele beredskapsorganisasjonen involvert, er disse øvelsene svært utbytterike.

Jeg mener det er bedre med flere mindre skrivebordsøvelser enn én stor spilløvelse i året. De viktige, avgjørende detaljene i den initiale krisehåndteringen må trenes jevnlig.   

Dette er en oppdatert versjon av en artikkel som opprinnelig ble publisert på Beredskapsbloggen i desember 2015

Beredskapsøvelser - last ned gratis e-bok  

 

Av Eivind Moen

Eivind er avdelingsleder for enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser, og medlem av ledergruppen i One Voice. Han har sin utdanning fra Luftkrigsskolen, NTNU og Handelshøyskolen BI. Han har jobbet både med krisehåndtering og beredskap, og med prosjekt- og kvalitetsledelse. Eivind har skrevet mye av opplæringsmateriellet i One Voice.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen