Hva skal du se etter ved innkjøp av krisestøtteverktøy?

Statoils krisehåndtering under hendelsen i In Amenas vakte beundring og anerkjennelse fra alle hold. De viste hele verden hvordan man skulle håndtere en tragisk hendelse, hvordan sikkerhet har høyeste prioritet og hvordan verdier som åpenhet og mot er grunnfestet i organisasjonen.  
Ulykker kan ramme alle virksomheter. Hvor godt forberedt er dere der du jobber? Kan dere håndtere en uønsket hendelse profesjonelt, er det faktisk mulig at virksomheten og merkevaren kommer styrket ut av en krise.  Et steg på veien er å anskaffe et system for sikkerhet og beredskap. Mange har tatt det valget, men det finnes fortsatt mange som bør ta stilling til et slikt system.  

En vesentlig investering

Gjør du en «feil» ved innkjøp av blyanter, vil neppe konsekvensene være særlig dramatiske. Andre innkjøp er verre. Da er det ofte mer komplekse kjøp som du gjør sjeldnere, og kanskje må du analysere verdien i tilbudene for å sammenligne epler med epler, og pærer med pærer. Er anskaffelsen kostbar nok kan analysen være verdt det. Men hva om du skal kjøpe noe du aldri har anskaffet før? Eller enda verre, du skal kjøpe noe der det ikke finnes mulighet til å identifisere likheter mellom epler og epler, pærer og pærer. Hva gjør du om det er vanskelig å finne verdien av det du skal anskaffe?    

Hvordan ønsker du å håndtere en krise?

Anskaffelse av et system for sikkerhet og beredskap er en prosess hvor det kan være vanskelig å finne frem til et grunnlag for å sammenligne produktene, og det kan være vanskelig å sette en verdi på systemet. Det vi vet er at når en uønsket hendelse (les: krise) inntreffer, er det ekstremt store forskjeller på måten den blir håndtert på hos ulike virksomheter.   Hva skal du benytte et slikt verktøy til? Et godt krisestøtteverktøy hjelper organisasjonen til å styre utviklingen i en uventede hendelse. Men det er også et verdifullt verktøy i "fredstid". Her er noen viktige funksjoner et slikt verktøy bør understøtte :  

1. Varsling

Predefinerte varslingslister fjerner all usikkerhet om hvem som skal varsles i forbindelse med en uventet hendelse. Systemet må også legge til rette for ulike varslingsmetoder:

  • Skal du ringe opp hver enkelt, eller ønsker du å benytte et system som sender ut epost, SMS eller omgjør tekst til tale før systemet ringer opp?
  • Hvordan ønsker du tilbakemeldinger?
  • Skal det registreres hvem som har mottatt varsel?
  • Ønsker du å vite hva som ble svart fra den enkelte?
  • Ønsker du å automatisere tilbakemeldingene slik at den som blir varslet får mulighet til å trykke en tast på sin telefon for å registrere et svar?
  • Ønsker du at en slik varslingslogg skal være tilgjengelig som en del av håndteringen av hendelsen? 

Les også: Effektiv varsling ved uønskede hendelser

2. Loggføring 

  • Hvordan skal loggen føres?
  • Skal det være mulighet å dele korrekt informasjon med flere på en enkel måte
  • Skal man håndtere hendelsen uavhengig av tidssone og geografi?
  • Hvilke predefinerte og gjennomtenkte handlinger er utført, hva er ikke utført, hva er fordelt til andre og hvem har fått oppgaven?
  • Kan de som håndterer krisen følge utviklingen i en enkel framstilling?

3. Ekstern kommunikasjon

  • Hvordan skal kommunikasjonsflyten være overfor dem som skal kommunisere videre, for eksempel med media?
  • Hvordan skal du holde rede på hva som har blitt kommunisert ut, og hvem som har svart hva på ulike hendelser?
  • Skal systemet holde oversikt over hvem som ikke har fått tilbakemelding, og trenger oppfølging? 

4. Kommunikasjon til pårørende 

  • Hvordan skal pårørende behandles?
  • Hvor skal man loggføre henvendelser som blir gjort, vise hva som blir svart og hva som skal følges opp?
  • Hvordan skal man kvalitetssikre at de som er berørt, kanskje med verst mulig utfall, får en verdig informasjonsflyt rundt hendelsen

5. Kommunikasjon til ansatte

  • Hvor kan ansatte finne gjeldende beredskapsplan?
  • Hvor kan de søke informasjon om en hendelse?
  • Hvem skal vite hva?
  • Hvordan skal ledelsen kommunisere med de ansatte underveis i en hendelse?  

Tenk helhet og tilpasning

Et godt system for sikkerhet og beredskap ivaretar disse funksjonene. Det finnes løsninger som ivaretar enkelte av de områdene og funksjonene som er nevnt her, og noen som ivaretar alle. Spørsmålet blir da om du vil nøye deg med at virksomheten din bare ivaretar enkelte funksjoner knyttet til beredskap. Ønsker du en helhetlig operasjonell evne til å håndtere en uventet hendelse, så vil det sannsynligvis ikke være godt nok å gjøre håndteringen halvveis.    

Les også: Krisehåndtering: Derfor vil det gå galt

Valget av et system for sikkerhet og beredskap, et såkalt kriseverktøy, er også et valg av et system som skal kunne utnyttes i hverdagen. De fleste dager er heldigvis ikke fylt med kriser. Da skal man også kunne gjøre nytte av investeringen til å organisere virksomheten mer effektivt.

Ta beredskapstesten

 

 

Av Ståle Iversen

Ståle er salgssjef i One Voice.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen