Slik kan du enkelt bygge gode varslingsrutiner

Erfaringer fra krisesituasjoner har vist oss at liv kunne vært reddet og store skader kunne vært unngått dersom varslingen hadde fungert tilstrekkelig. Det er hverken vanskelig eller ressurskrevende å etablere et godt varslingsregime i en virksomhet. Her får du en enkel oversikt over hvordan du går fram. 

Hva utløser varsling?

Dette kan virke som et unødvendig spørsmål, men det er ikke alltid en krise viser seg på en utvetydig måte. Organisasjonen må være bevisst på hva som er kritisk for liv og helse, miljø, drift og omdømme.

Informasjon om hendelser som kan få følger for bedriften kommer fra ulike hold: Interne kilder har oppdaget en ukontrollert utvikling, etterretning har kommet over driftsensitiv informasjon på avveie, eller IT har oppdaget et sikkerhetshull i brannmuren.

Situasjonsforståelse er vesentlig for å vurdere slik informasjon og organisasjonen må ha rutiner for å avdekke og vurdere hendelser. Slik kan man gjennomføre tiltak for å stoppe/snu en uønsket utvikling og få raskt kontroll over situasjonen.

Det bør også være nedfelt hvilke hendelser som skal utløse en varsling. Det at «noe» har oppstått er i seg selv ikke nok til å utløse en varsling. Samtidig må hver enkelt hendelse vurderes individuelt: Varsle eller ikke varsle?

Dette må din beredskapsplan inneholde - last ned vår gratis guide til struktur  og innhold.

Hvem bestemmer at det skal varsles?

Det er ikke så viktig hvem dette er - det som er viktig er at det er avklart på forhånd. Dette er en del av virksomhetens prosess med å kartlegge risikoer og bygge beredskap. De som har ansvar for varsling må få klare føringer for hvordan dette gjøres i ulike situasjoner. Dette må også øves på jevnlig.

Uansett vil viktige funksjoner som beredskapsorganisasjon, ledelse og pressekontakt nesten alltid være mottakere av en varsling. Disse vil avgjøre hvorvidt hendelsens potensiale fører til større mobilisering eller ikke.

Dette må på plass

I tillegg til organisatoriske avklaringer og god situasjonsforståelse må du ha disse tingene i orden for å kunne varsle og mobilisere effektivt: 

Et moderne krisestøtteverktøy har automatikk som forenkler slike prosesser. For eksempel har vaktlistemodulen kontroll på hvem som til enhver tid er på vakt. Denne er linket mot varslingsmodul og kan sende varsling med vaktlisten som grunnlag.

Dynamiske distribusjonslister er en funksjon som automatisk oppdaterer lister basert på hvem som jobber i hvilken avdeling/underavdeling.

Slik varsler du

Både ordonnans og telegram hører fortiden til. Vi kan med trygghet slå fast at varsling i vår tid skjer digitalt. Fra systemet skal du da ha

  • mobil tilgang uavhengig av tid og sted
  • mulighet til å varsle både internt og eksternt
  • mulighet til å varsle basert på geografisk posisjon (befolkningsvarsling)
  • oversikt over hvem som er varslet
  • oversikt over respons på meldinger
  • logg over alle meldinger
  • tilgang til ferdig definerte meldingsmaler basert på hendelsestype

 
Vi anbefaler å bruke SMS eller talemelding. Hovedsakelig fordi det sikrer at flest mulig får varslingen raskest mulig ettersom de aller fleste har mobiltelefon tilgjengelig store deler av døgnet. Vær kort og poengtert, men ha alltid med disse punktene:

  • Hvem varsles?
    Forhåndsdefinerte varslingslister fjerner vanskelige avgjørelser i en presset situasjon og sikrer at ingen blir glemt.

  • Hva varsles det om?
    Kort beskrivelse av hendelse og status.

  • Handling
    Klar beskrivelse av hva den varslede skal gjøre.

Les mer: Effektiv varsling ved uønskede hendelser

Du skal ha tilbakemelding!

Det å få bekreftet mottak av en melding er et sentralt punkt i all kommunikasjon. Den som varsler må ha kompetansen til å vite hva man gjør med svarene og sikre rett størrelse på responsen.

Det er et sentralt prinsipp innen proaktiv metode å kalle inn og mobilisere ressurser etter verst tenkelige scenario. Man skalerer ned dersom det viser seg at hendelsen ikke er så alvorlig som dette scenarioet beskriver.

Les mer: Hva er proaktiv metode?

Slik blir du god til å varsle

Det høres kanskje banalt ut, men dere må trene på å varsle. Til gjengjeld er dette øvelser som kan gjennomføres ofte og uten bruk av store ressurser eller med vesentlig avbrudd i arbeidet. 10-15 minutter er tilstrekkelig. Utgifter og tidsbruk er dermed bagatellmessige sammenlignet med hvilken effekt dette har for organisasjonen.

Her er et forsalg til enkle, ukentlige varslings- og mønstringsøvelser. Sett tydelige mål for øvelsesserien, og legg opp til progresjon: 
  • Øvelse 1 og 2: Deltakerne skal kjenne igjen, og kunne respondere uten unødig opphold, på innkalling til møte i krisestab.
  • Øvelse 3 og 4: Deltakerne skal, i tillegg til mottak og respons på varsling, logge seg inn i krisestøtteverktøyet og føre en kort eksempel-melding i loggen.
  • Øvelse 5 og 6: I tillegg til mottak og respons på varsel, skal deltakerne loggføre en eksempelmelding samt finne fram egen beredskapsplan.

Slik trener du beredskapsorganisasjonen din uten bruk av mye ressurser. Last  ned vår gratis e-bok.Mål responstid både for enkeltpersoner og for gruppa. Gi tilbakemelding via mail og sørg for at dere måler framgangen fra øvelse til øvelse.

En person som varsler for første gang under en skarp situasjon representerer en sikkerhetsrisiko. Ved å øve varsling får man testet vurderingsevne, kommunikasjonslinjer og tekniske systemer. Det skaper en trygghet som er meget verdifull om man en dag opplever at øvelse blir virkelighet.

 

Hvordan skrive en beredskapsplan - last ned gratis e-bok

 

Av Kristian Pettersen

Kristian er kurs- og kompetanseleder / prosjektleder i One Voice og jobber som en del av enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser. Han har befals- og krigsskoleutdanning fra Forsvaret, har studert ved University of Berkeley, California, og har en mastergrad i statsvitenskap fra NTNU.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen