Slik kan du gjennomføre liaison i virksomheten

Hvordan kan du sørge for god informasjonsflyt og koordinering mellom flere involverte organisasjoner under en krise? Liaison-tjeneste kan være løsningen. Her får du praktiske tips til hvordan du etablerer en slik tjeneste i organisasjonen din.

I min forrige artikkel om dette temaet drøftet jeg hvordan liason-tjeneste kan bidra til at vi oppfyller beredskapsprinsippet samhandling.

I denne artikkelen viser jeg hvordan dette kan gjøres i praksis. DSB har utarbeidet en god veileder på området, og denne artikkelen inneholder elementer fra  denne veilederen og fra egne erfaringer. 

Slik trener du beredskapsorganisasjonen din uten bruk av mye ressurser. Last  ned vår gratis e-bok.

Egne behov først

Det første som bør på plass, er et konsept eller opplegg for liaison-tjenesten i din egen virksomhet.

  • Hva ønsker du å oppnå med en liaison-funksjon?
  • Hva innebærer det å sende en liaison til en samarbeidende virksomhet, og hva innebærer det å få en ekstern liaison i hus?
  • Hvilken informasjon er det vesentlig at en liaison skaffer til veie, og hvordan skal informasjonen formidles eller rapporteres tilbake?
  • Hvordan skal en liaison som er ute av eget hus, holde seg oppdatert på hvordan situasjonen «hjemme» utvikler seg?
  • Hvilket mandat eller myndighet har en liaison, og skal vedkommende kunne tilby hjelp eller bistand?

Avklaringer med annen aktør

Noen er opptatt av å ha formelle avtaler på plass før eksterne krefter delta i håndteringen av en krevende hendelse, andre trenger ikke dette. DSBs veileder anbefaler dette, men den enkelte må vurdere om det er viktig eller nødvendig.

Svaret gir seg kanskje selv dersom dere først avklarer omfang og eventuelle utfordringer man kan støte på gjennom liaisonering, og deretter gjør de nødvendige avklaringer med dem dere skal utveksle liaisoner med.

Enten man inngår en formell avtale eller ikke, så må det avklares hvordan partene skal gå frem når man ønsker å sende en liaison til en annen aktør, og hvordan denne forespørselen skal håndteres. Dersom ikke dette er på plass, risikerer man å miste verdifull tid på å avklare fremfor å komme i gang med arbeidet.

Øvingsopplegg

Når rammene er på plass, er det viktig å gi den eller dem som er aktuelle for liaison-funksjonen opplæring og forutsetninger for å utføre jobben. I tillegg kan det være viktig å etablere kontakt med dem du forventer å sende en liaison til eller motta en fra.

Trening og øving er etter vårt syn grunnlaget for å lykkes med dette. Omfang og nivå på øvingen avhenger av omfang og hvor «kritisk» samarbeidet en liaison skal ivareta. Her noen innspill:

  1. En liaison må kjenne sin egen organisasjons konsept og mandat slik at vedkommende vet hva og hvordan dette skal gjøres, samt de ressursene som antas å være aktuelle for samvirket.
  2. Hvordan skal vedkommende forberede seg i forkant av et slikt oppdrag? Gode sjekklister for de ulike oppdragene og samvirkeaktørene øker kvaliteten og reduserer forberedelsestiden.
  3. Liaisonen må kjenne til, og være trent i, rapporterings- og kommunikasjonslinjer.
  4. Vedkommende må også forstå den organisasjonen man kommer til, slik at man skaper et best mulig utgangspunkt for samarbeid og samvirke.

Ute på oppdrag

Når man så er på plass hos en annen aktør, er det viktig å erkjenne at man er på besøk og opptre deretter. 

Hva som skal avklares vil avhenge av situasjonen og mandatet, men en disse punktene er et utgangspunkt:

  • Hva er egen organisasjons behov?
  • Hva er den samarbeidende organisasjons behov?
  • Hvilke prosesser, møter og arbeidsmetodikk skal jeg være en del av dit jeg kommer?
  • Hvilken informasjon trenger jeg oppdatering på fra egen organisasjon underveis?
  • Når skal jeg melde tilbake til egen organisasjon, og med hvilken informasjon?

 

Beredskapsøvelser - last ned gratis e-bok

 

Av Eivind Moen

Eivind er avdelingsleder for enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser, og medlem av ledergruppen i One Voice. Han har sin utdanning fra Luftkrigsskolen, NTNU og Handelshøyskolen BI. Han har jobbet både med krisehåndtering og beredskap, og med prosjekt- og kvalitetsledelse. Eivind har skrevet mye av opplæringsmateriellet i One Voice.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen