Syv tegn på vellykket implementering av styringssystem for sikkerhet og beredskap

Av Yngve Dyrøy 4. okt. 2016

styringssytem_vellykket_implementering.jpgDet er godt med alt som er gjort. Særlig gjelder det alt som ikke angår kjernevirksomheten. Det er godt å kunne krysse av for 'utført' og kjenne at alt er i orden om det skulle komme et tilsyn.

Ikke for å ødelegge idyllen, men når det kommer til sikkerhet og beredskap, kan det hende at du har litt jobb igjen. Hvis du har et avansert digitalt verktøy til dette formålet - er det ikke smart å sørge for at det utnyttes til fulle? Også på de områdene som ikke bare handler om sikkerhet og beredskap, men som kanskje rett og slett handler om å støtte kjernevirksomheten?

Nå kan det selvsagt hende at du er en av de svært få som kan krysse av for alle punktene nedenfor. I så fall beklager jeg forstyrrelsen.

1. Arbeidet med sikkerhet og beredskap er godt forankret i organisasjonen

For ledelsen gjelder det at de har kunnskap om verktøyet og sin rolle i forhold til det. De bidrar ved å være aktive pådrivere til at verktøyet brukes.

Fagmiljøene benytter verktøyet til å dokumentere ulike faglige prosesser.

> Les også: Slik kan topplederen bygge en kultur for beredskap på arbeidsplassen

2. Det er avklart hvem som skal bruke systemet og hvordan

Det er klare koblinger mellom fag, prosesser og verktøy. Eller mellom menneske, organisasjon og teknologi, om du vil.

Brukertilgang, oppsett og metode er forankret både fra et sikkerhets-/beredskapsfaglig ståsted, og et produksjonsfaglig.

3. Øving og trening foregår regelmessig

Enten øvelsene viser at dere trenger flere nettverkspunkter på stabsrommet, eller justeringer i kriseorganisasjonen, er dette dokumentert i verktøyet, sammen med andre øvelsesfunn og hvordan disse skal følges opp. Der er også målene med øvelsene beskrevet. En detaljplan for øvingsaktiviteter på flere nivåer, og med ulike metoder, er etablert og lett tilgjengelig i verktøyet.

> Les også: Øving og trening forbedrer beredskapens "helsetilstand"

4. Brukes i det daglige

Alle bruksområder som er aktuelle i det daglige, er aktivert.:

  • Bakgrunnssjekk og sikkerhetsgodkjenning av ansatte
  • Vaktlogg
  • Prosjektstyring
  • Oppdragshåndtering med personell- og ressursstyring
  • Avvikshåndtering
  • Kvalitetsstyring
  • Vedlikeholdsstyring og -dokumentasjon

5. Innholdet er oppdatert

"Her var det mye gammel morro!" Det er ofte en relevant kommentar når vi kommer inn i en prosess som har stagnert. Det meste av informasjonen som legges inn i et slikt verktøy er ferskvare. Gjennom daglig bruk og dokumenterte prosesser blir denne informasjonen oppdatert kontinuerlig:

6. Verktøyet er riktig konfigurert

Alle som jobber i verktøyet har tilgang til den funksjonaliteten som er nødvendig for å gjøre den jobben de skal, men heller ikke mer. Men dette er en kontinuerlig prosess, og medarbeiderne får tilgang til ny funksjonalitet etterhvert som behovene melder seg. Arbeidsprosessene kartlegges først, og verktøyet konfigureres deretter - hele tiden med brukervennlighet som rettesnor.

7. Forvaltningsregimet fungerer godt

Organisasjonen er trygg på hvordan verktøyet brukes og vedlikeholdes. Systemeieren driver dette fram og har dokumentert det i en egen bruksplan. Den beskriver:

  • Hvordan løsningen benyttes i organisasjonen
  • Hvilke roller og rettigheter som gjelder, og ansvar og oppgaver knyttet til rollene
    •  Hvem som sørger for opplæring
    •  Hvem som kan bestille nye moduler og ny funksjonalitet
    • Hvem som har ansvaret for velikehold av innholdet
  • Hvordan innholdet vedlikeholdes
  • Hvordan nye behov i organisasjonen møtes
  • Hvordan man forholder seg til nye versjoner/oppdateringer av verktøyet

Selvdiagnose

Hva har du egentlig oppnådd ved å implementere systemet? Konkrete resultater bør være i samsvar med lista over, og du bør absolutt kunne måle den forretningsmessige verdien av arbeidet. Prosesser som tidligere var uklare eller ikke-eksisterende, skal nå håndteres effektivt og oversiktlig. Virksomheten skal ha en førsteklasses struktur og metode for beredskap og sikkerhet.

Med et verktøy av dette formatet skal du se konkrete bruksfordeler i daglig drift også. Dersom verktøyet kun benyttes som krisestøtteverktøy , er det i beste fall overdimensjonert.

> Les også: Tenk på dette før du kjøper styringssytem for sikkerhet og beredskap

 

New Call-to-action

 

 

Temaer: Styringssystem


Yngve Dyrøy's photo

Av: Yngve Dyrøy

Yngve er partner i One World. Han har mer enn 25 års erfaring med sikkerhet, beredskap og krisehåndtering. Han er utdannet ved Politihøgskolen og har i tillegg en mastergrad i risikostyring og sikkerhetsledelse fra Universitetet i Stavanger. Yngve har blant annet jobbet ved Oslo politidistrikt, Politidirektoratet og Norges Bank. Videre har han bred prosjektlederfaring med gjennomføring av ulike teknologiprosjekter. Yngve har de siste årene erfaring med beredskapsstøtteverktøyet CIM gjennom masterstudier, ansvarlig for implementering og systemeier i Norges Bank og som prosjektleder for innføring av CIM i en rekke organisasjoner.

Epost

Kommentarer

Søk i bloggen

One Voice AS

One Voice er en teknologibedrift, etablert i 2006, med hovedkontor i Trondheim. Vi leverer programvareløsninger innen blant annet risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging og hendelse- og krisehåndtering. Vårt hovedprodukt CIM® er verdensledende innen krisehåndtering, og omtales som det nasjonale beredskapssystemet.

Besøk onevoice.no

Slik skaper du et beredskapsrom