Tåler beredskapen ei uke på hytta?

Av Eivind Moen 21. mar. 2017

beredskapsleder-901988-edited.jpgEtter at planene for vinterferien var lagt måtte jeg på kort varsel overta vakta som beredskapsleder. Men det var ikke et alternativ å kansellere planene, så dermed måtte jeg ivareta begge deler – og helst uten konsekvenser for resten av vinterferiefølget.

Vår beredskapsorganisasjon er bygget opp for å håndtere hendelser, eller mistanke om hendelser, som kan true produktet vi leverer våre kunder. En vesentlig egenskap ved våre tjenester er kontinuerlig tilgjengelighet. Derfor har vi behov for en døgnkontinuerlig beredskapsorganisasjon. Vi har organisert dette i en førstelinjerespons (24/7-vakt), og en andrelinjeorganisasjon som trår til når hendelsens karakter tilsier det eller overgår ressursene i førstelinje. Dette innebærer at beredskapsleder er nærmeste kontaktpunkt til vår 24/7-vakt.

Vi har tilrettelagt vårt beredskapsplanverk slik at vi alltid har:

  • 24/7-vakt skal iverksette tiltak i våre systemer "hvorsomhelstfra" døgnet rundt, og aldri være lenger fra kontoret enn 60 minutters kjøretid
  • Beredskapsleder skal være kontinuerlig tilgjengelig på telefon, og med tilgang til prosedyrer, rutiner og planverk


Funksjonen beredskapsleder må kunne være på reise eller ute av kontoret uten at håndteringsevnen lider. Det gir fleksibilitet og «frihet» til å utføre primærjobben uten at beredskapsarbeidet "overtar" arbeidshverdagen.

 > Les også: Hvordan god beredskap kan høste ære og berømmelse

Jeg måtte ta over som beredskapsleder i vinterferieuka da jeg hadde planlagt hyttetur med familie og venner. Jeg gjorde derfor noen ekstra forberedelser for å sikre at både beredskap og planene om skiturer ble ivaretatt:

  • Grov repetisjon av planverket og de mest sentrale tiltakskortene (sjekklister)
  • Teste pålogging til intranett med vpn (kryptert tilkobling), utenfor kontorets nettverk
  • Oppdatere vaktlista (som for øvrig har sms-varsling når hver vaktperiode starter)
  • En rask risikoanalyse av min evne til å utføre funksjonen på skitur med pulk på fjellet 
  • Iverksette identifiserte tiltak fra risikoanalysen


Jeg har et godt bilde på hva som kreves for å ha beredskapsvakt på hytta, dette har jeg også gjort tidligere. Tilleggsrisikoen denne gangen var å kombinere vakt med skitur på fjellet med familien. Jeg har også et godt bilde av hva som kreves av meg som beredskapsleder, fordi vi trener ofte - men begrenset, og fordi vi har lav terskel for å iverksette håndtering av reelle og utfordrende hendelser.

Jeg brukte derfor ikke mer enn en halvtime på de fem aktivitetene jeg listet ovenfor. Følgende tiltak for å ivareta beredskapsvakt på ski kom ut av min grove og enkle risikoanalyse:

  • Ta med fullt oppladet telefon
  • Sørge for å holde telefonen tørr og varm
  • Ha ekstra batteridrevet nødlader
  • Hodetelefoner – slik at jeg kan prate i telefonen underveis, og for å kunne ha telefonen varm på innerlomma
  • Ha med ekstra telefon med abonnement fra annen leverandør enn hovedtelefon – i tilfelle dekningsutfordringer
  • Notisbok og blyant (ikke penn!)
  • Ha med utskrift av viktigste tiltakskort
  • Informere og holde kontakt med 24/7-vakt om mine aktiviteter


Med disse enkle tiltakene var jeg trygg på at jeg kunne utføre det mest nødvendige dersom noe ville inntreffe før jeg var tilbake på hytta og hadde tilgang til pc. Og kanskje viktigst av alt: Jeg hadde den nødvendige ro og trygghet, og resten av organisasjonen hadde det – samtidig som forventningene fra familien og vinterferiegjestene ble ivaretatt.

 > Les også: Øving og trening forbedrer beredskapens "helsetilstand"

Nå nærmer det seg påske, langhelger i mai/juni, og deretter sommerferie. Med en rask og målrettet risikovurdering, og noen enkle tiltak, vil det være mulig å ivareta virksomhetens beredskap selv når resten av organisasjonen er i feriemodus. 

Her er noen tips til relevante informasjonskilder:

 

 

New Call-to-action

 

 

Temaer: Beredskap


Eivind Moen's photo

Av: Eivind Moen

Eivind er avdelingsleder for enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser, og medlem av ledergruppen i One Voice. Han har sin utdanning fra Luftkrigsskolen, NTNU og Handelshøyskolen BI. Han har jobbet både med krisehåndtering og beredskap, og med prosjekt- og kvalitetsledelse. Eivind har skrevet mye av opplæringsmateriellet i One Voice.

Følg på LinkedIn

Epost

Kommentarer

Søk i bloggen

One Voice AS

One Voice er en teknologibedrift, etablert i 2006, med hovedkontor i Trondheim. Vi leverer programvareløsninger innen blant annet risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging og hendelse- og krisehåndtering. Vårt hovedprodukt CIM® er verdensledende innen krisehåndtering, og omtales som det nasjonale beredskapssystemet.

Besøk onevoice.no

Slik skaper du et beredskapsrom