Trenger du å kommunisere på vegne av bedriften i ferien?

Av Yngve Resell Mo 27. jun. 2017

krisekommunikasjon-472938-edited.jpgJeg vil påstå at en god kommunikasjonsavdeling håndterer de fleste uønskede hendelser før de får utvikle seg til et problem for virksomheten. Det som kunne blitt en krise for produksjon, salg eller omdømme, kveles lenge før det får utvikle seg til en. Problemet er at de uønskede hendelsene ikke er pålagt minimum tre ukers ferie i sommermånedene.

Kommunikasjonsavdelingen har en meget viktig rolle i håndteringen av uønskede hendelser og kriser. I større organisasjoner oppstår det uønskede situasjoner på løpende bånd, men det er sjelden man setter krisestab. Det er fordi de kommunikasjonsansvarlige avverger krisen. På fotballspråket ville vi kalt dem førsteforsvarere: I stedet for å gjenvinne kontrollen over ballen, gjenvinner de kontrollen over hendelsen, internkommunikasjonen, medieomtalen og omdømmet.

Vissheten om kommunikasjonsavdelingens betydning for krisehåndteringsevnen synligjør også en sårbarhet: Er ikke denne funksjonen skikkelig fundert og fundamentert, er det desto vanskeligere å reagere raskt med de riktige virkemidlene når noe oppstår.

SWOT-analyse

Mange kommunikasjonsmedarbeidere jobber i grenselandet mellom salg og markedsføring og har ofte stiftet bekjentskap med SWOT-analyse; Styrker(Strengths), svakheter (Weaknesses), muligheter (Opportunities) og trusler (Threats), på godt norsk.

Når en slik analyse er gjennomført, går gjerne de involverte hvert til sitt med sekken full av positive innspill. Salg og markedsføring er offensiv av natur og man har sett mye på styrker og muligheter, mens svakheter og trusler er gjerne er vurdert med litt for positivt sinnelag.

Risikoanalyse

En risikoanalyse har derimot mer fokus på svakheter og trusler. Eller mer presist, den forholder seg ikke til så mange andre begreper enn risiko. En risikoanalyse er en helhetlig tilnærming, og gir et overordnet bilde av virksomhetens totale risiko. Et aspekt ved dette er at om man finner risiko, holder det ikke bare å beskrive den. Man må konkret gjennomføre tiltak for å minimere eller håndtere den. Og hvis du så langt har tenkt at dette er en forskjell av akademisk interesse, håper jeg nå du ser den konkrete forskjellen.

Hva må du være forberedt på?

Et svært omfattende spørsmål som vil variere stort fra organisasjon til organisasjon. Kollega Yngve Dyrøy skriver i denne artikkelen om vår manglende forestillingsevne som årsak til at krisehåndteringen ofte feiler. En risikoanalyse er en metodisk måte å tilnærme seg denne problematikken på. Det er et godt verktøy til å utfordre vår forestillingsevne og tenke nøye gjennom hva som faktisk kan ramme virksomheten.

Etablerte kanaler

Gjennom det daglige arbeidet med salg og markedsføring har de fleste organisasjoner etablert gode kommunikasjonskanaler internt og eksternt. Kanaler som blir brukt til salgskampanjer, intern kommunikasjon og innsalg. Man er gjerne tilstede på Twitter, Facebook, Instagram og LinkedIn og har et godt CRM system som markeds- og salgsavdelingen jobber sammen om.

De aller fleste virksomheter har også en nettside, gjerne med tilhørende blogg. Med andre ord er mulighetene gode for å nå ut til folket ved kriser og uønskede hendelser.

Og dermed beveger jeg meg tilbake til utgangspunktet, nemlig til budskapene som skal formidles gjennom disse kanalene hvis en uavklart situasjon oppstår. Har du utelukkende har vært gjennom en SWOT-analyse er det tilfeldig om du har svar på disse spørsmålene: 

  • Hvem har innlogging til våre digitale kanaler?
  • Hvem er stedfortredere for kommunikasjonsansvarlige som er på ferie, og kjenner disse til innloggingsdetaljene?
  • Hvordan ser websiden vår ut under en krise?
  • Hvordan kommuniserer vi dersom nettsiden vår er hacket eller av tekniske årsaker ikke fungerer?
  • Finnes det en oppdatert liste over interessenter som skal varsles ved en uønsket hendelse?

Så allerede lenge før vi kommer til budskapsutforming er det en rekke forhold som kan forsinke og forkludre håndteringen.

Lav kostnad, høy effekt

Mitt inntrykk er at mange kommunikasjonsansvarlige, særlig i mindre virksomheter, sjelden har gjort et forsøk på å tenke gjennom et worst case scenario. 

Selv har jeg fokus på inntektsrelaterte aktiviteter i hverdagen, men jeg vet også at med litt innsats, kvartalsvise møter/øvelser med fokus på rutiner for krisehåndtering, slipper jeg at alt det oppbyggende arbeidet blir revet ned av en uheldig omdømmehendelse som vi takler dårlig.

Det er nemlig ikke slik at dette arbeidet krever all kalendertiden din, men når konsekvensene av dårlig håndtering potensielt er helt ødeleggende for merkevaren, så er det en god investering.

 

 

New Call-to-action

 

 

Temaer: Krisehåndtering, Media og Krisekommunikasjon


Yngve Resell Mo's photo

Av: Yngve Resell Mo

Yngve er kommunikasjonssjef i One Voice, og ansvarlig for Beredskapsbloggen og PreparerorFail. Han er utdannet innen økonomi og administrasjon ved Handelshøyskolen BI. Yngve har bakgrunn som kommunikasjonsrådgiver og har bistått mange større og mindre virksomheter i deres kommunikasjonsarbeid. Han har i tillegg gründet et kommunikasjonsbyrå. Yngve sitter i ledergruppen i One Voice, med ansvar for marked og kommunikasjon, samt i beredskapsorganisasjonen med ansvar for krisekommunikasjon.

Følg på LinkedIn

Følg på Twitter

Epost

Kommentarer

Søk i bloggen

One Voice AS

One Voice er en teknologibedrift, etablert i 2006, med hovedkontor i Trondheim. Vi leverer programvareløsninger innen blant annet risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging og hendelse- og krisehåndtering. Vårt hovedprodukt CIM® er verdensledende innen krisehåndtering, og omtales som det nasjonale beredskapssystemet.

Besøk onevoice.no

New Call-to-action

Siste innlegg